Sumber daya manusia adalah aset terbesar bagi perusahaan. Bisnis akan berjalan dengan baik jika pengelolaan sumber daya manusia telah ditangani secara optimal.
Pengelolaan SDM dalam perusahaan tidak hanya memberi motivasi dan mendisiplinkan karyawan, tetapi juga mengembangkan serta memberi hak karyawan. Bahkan ada banyak hal yang perlu di kelola seperti penerimaan karyawan, kesehatan, kehadiran dan cuti, pembayaran pajak, serta evaluasi kinerja karyawan.
Hal inilah yang melahirkan HRIS (Human Resources Information System). Tujuan utama HRIS adalah memudahkan pengguna untuk menyimpan data karyawan dan mengaksesnya dengan mudah kapanpun dibutuhkan.
Apa itu HRIS?
Sebelum anda memahami apa itu HRIS, anda mesti tau dulu HRM karena keduanya memiliki hubungan yang erat. HRM atau Human Resource Management adalah praktik mengelola tenaga kerja dalam perusahaan untuk mendapatkan keunggulan. Praktik ini merupakan bagian departemen SDM, guna mencapai target bisnis perusahaan.
Human Resource Information System atau disingkat menjadi HRIS adalah sistem informasi atau aplikasi berbasis online untuk data entry, mencari data pribadi karyawan, penggajian, pembayaran pajak, recruitmen karyawan, kehadiran dan cuti dan hal-hal yang berkaitan langsung dengan karyawan.
Penggunaan HRIS ini sangat membantu anda untuk mengelolaan karyawan. Karena anda bisa melihat, melacak semua data pribadi karyawan seperti data pribadi, pekerjaan, informasi gaji, pengeluaran dll. Pihak departemen HRD juga dapat membatasi siapa saja yang bisa mengakses sistem ini, informasi yang bisa dilihat oleh karyawan dan mana yang boleh diakses oleh manajemen.
HRIS adalah salah satu modul yang ada dalam sistem ERP yang juga dapat diintegrasikan dengan beberapa modul lain yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sama seperti sistem ERP, HRIS tersedia dalam beberapa jenis solusi yaitu perangkat lunak desktop (on-premise), perangkat lunak berbasis website (cloud), serta aplikasi desktop dan/atau mobile.
Manfaat HRIS Bagi Perusahaan
Penerapan HRIS ini dinilai penting bagi perusahaan, bahkan dapat dikatakan sebagai solusi terbaik bagi perusahaan. Ada banyak manfaat yang diberikan perangkat lunak HRD ini, diantaranya sebagai berikut.
1. Meningkatkan Keamanan Data Karyawan
Pentingnya sebuah data karena bersifat personal hanya bisa diakses oleh orang-orang yang berkepentingan saja. Adanya fitur pembatasan akses ini sangat membantu untuk meminimalisir pencurian data dari orang-orang yang tidak bertanggung jawab.
2. Memudahkan Pendistribusian Gaji
Sistem HRM ini memudahkan penggajian lebih cepat di proses. Human error yang sering menjadi penyebab kesalahan penghitungan gaji menjadi dapat diminimalkan, sebab sistem hanya menghitunh sesuai dengan jam kerja dan kehadiran karyawan.
Bukti penggajian dapat dibuat hanya dalam hitungan menit dan semuanya tersimpan di dalam sistem, sehingga manajemen dan karyawan dapat melacaknya dengan mudah. Manajer juga dapat melihat laporan penggajian setiap bulannya dan melihat komponen-komponen gaji dari setiap karyawan (tunjangan, uang lembur, dan lain-lain).
3. Memonitor Kinerja Karyawan
Sistem HRM ini memudahkan untuk mengidentifikasi karyawan yang cepat berkembang dan karyawan yang perkembangannya lambat. Hal ini tentu saja menjadi salah satu indikator proses untuk mengevaluasi karyawan lebih cepat.
4. Menghemat Biaya Operasional HRD
HRIS system meringankan biaya operasional HRD dengan mengurangi penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya yang tidak efisien. Perangkat lunak ini juga mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja untuk mengelola SDM, karena seluruh proses dapat ditangani secara otomatis.
5. Menyederhanakan Proses Rekrutmen
Proses rekrutmen, mulai dari wawancara hingga penerimaan karyawan baru dapat ditangani dengan mudah menggunakan HRIS. Manajer dapat membuat tahapan-tahapan dalam proses rekrutmen dan menempatkan kandidat berdasarkan statusnya.
6. Membantu Mengoptimalkan Proses Pengambilan Keputusan
HRIS system membantu manajemen mengambil keputusan dengan lebih baik. Karena seluruh informasi terkait SDM dapat ditinjau melalui satu sistem terpusat, manajemen dapat dengan lebih cepat dan mudah mengetahui siapa saja yang sudah cukup berkontribusi ke perusahaan dan siapa yang belum.
Modul atau Komponen yang Terdapat dalam HRIS
Setiap sistem HRM memiliki keunggulan dan kekurangannya masing-masing, akan tetapi ada beberapa fitur utama yang seharusnya ada dalam perangkat lunak HRM yang lengkap dan canggih. Beberapa di antaranya yakni:
- Manajemen Penggajian
- Manajemen Rekrutmen
- Manajemen Waktu & Kehadiran
- Manajemen Penilaian
- Manajemen Keuangan
- Manajemen Pajak
- Laporan Analitik
Kesimpulan
HRIS atau HRIS system adalah perangkat lunak yang membantu mengotomatiskan berbagai proses dalam departemen SDM, mulai dari penggajian, kehadiran, rekrutmen, pembayaran pajak, hingga penilaian kinerja karyawan. Salah satu HRIS system terbaik saat ini adalah Talenta by Mekari.
Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.
Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Kelebihan Talenta by Mekari:
1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah
Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya
- Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
- Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
- Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
- Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
2. Kostumisasi yang sangat terperinci
Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.
3. Tim Support yang efektif dan responsive
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.
Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.
Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://Talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.