Perkembangan teknologi yang semakin maju seperti saat ini membuat sistem informasi SDM mengeluarkan banyak inovasi terbaru sehingga dapat memudahkan perusahaan untuk mengelola data karyawannya. Dalam sebuah perusahaan dengan jumlah karyawan yang cukup banyak, pastinya terdapat sistem informasi sumber daya manusia yang berfungsi sebagai pengolah data karyawan agar lebih efisien.
Pengertian Sistem Informasi Manajemen SDM
Sistem informasi SDM adalah penggabungan antara sumber daya manusia dengan teknologi informasi melalui perangkat lunak SDM. Hal tersebut akan memungkinkan proses dan juga aktivitas SDM dalam perusahaan bisa dilakukan secara elektronik.
Penggunaan sistem informasi SDM ini bisa dikatakan sebagai perangkat lunak yang digunakan dalam perusahaan besar maupun kecil untuk mengurus sejumlah aktivitas sumber daya manusia seperti akuntansi, absensi, administrasi, hingga penggajian.
Sistem informasi SDM memungkinkan perusahaan untuk merencanakan biaya dan pengelolaan SDM yang lebih efektif sehingga perusahaan tidak perlu mengalokasikan dananya ke beberapa sumber daya lainnya.
Di dalam beberapa kondisi, penerapan sistem informasi SDM ini bisa meningkatkan produktivitas kinerja karyawan sehingga target perusahaan bisa segera tercapai.
Fungsi Sistem Informasi Manajemen SDM
Sistem Informasi sumber daya manusia, memiliki fungsi-fungsi penting untuk memudahkan pekerjaan, yaitu:
1. Pencatatan
Fungsi dari sistem informasi SDM adalah pencatatan yang akan melacak perubahan data yang terkait dengan informasi karyawan. Penggunaan sistem ini akan terlihat data yang akurat dan real time.
Pencatatan data karyawan terbagi menjadi dua, yaitu pencatatan database dan pencatatan informasi pekerjaan.Pencatatan database karyawan meliputi tanggal lahir, kontak, alamat, informasi keluarga dan lainnya.
Sedangkan pencatatan informasi pekerjaan karyawan meliputi posisi kerja, divisi, jumlah pendapatan gaji, struktur organisasi, dan sebagainya.
2. Efisiensi
Semua data yang dikelola dan disimpan dikerjakan hanya dengan satu tempat atau aplikasi. Sehingga perusahaan akan lebih cepat untuk mengerjakan tugas dan pastinya akan lebih menghemat waktu pengerjaan.
3. Proses Rekrutmen dan Penerimaan
Pencarian, rekrutmen, dan penerimaan pegawai akan diproses secara sistematis sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sehingga hal ini akan memudahkan dalam mencari karyawan baru sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan.
4. Pelatihan dan Pengembangan Tenaga Kerja
Selain mengelola data, sistem informasi SDM berfungsi untuk mengadakan pelatihan dan pengembangan karyawan untuk meningkatkan skill serta wawasan yang akan sangat berguna untuk diterapkan saat proses kerja.
5. Administrasi Keuangan
Perhitungan gaji, potongan pajak, tunjangan, serta beberapa hal lain yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan bisa dilakukan secara akurat dan cepat. Karena sistem ini memungkinkan untuk melakukan proses hitung secara otomatis, cepat dan tepat.
6. Mengelola Kehadiran dan Jam Kerja Karyawan Lebih Efisien
Melalui sistem ini, pengelolaan data kehadiran, pengaturan jam kerja dan juga pengajuan cuti bisa dilakukan secara otomatis. Selain itu, sistem ini bisa diakses oleh pihak perusahaan maupun karyawan secara online. Sehingga sistem informasi SDM akan memudahkan semua pihak untuk mengaksesnya kapan saja.
Terlebih lagi, sistem informasi sdm ini akan mampu membuat jadwal kerja tiap karyawan yang efektif sesuai dengan beban tugas dan tanggung jawab.
Manfaat Sistem Informasi Manajemen SDM
Selain memiliki fungsi, terdapat beberapa manfaat dari sistem informasi sumber daya manusia, diantaranya adalah:
1. Menghemat Waktu
Penggunaan sistem informasi sdm membuat pengelolaan seluruh administrasi perusahaan dan karyawan bisa dikerjakan secara sederhana sehingga proses pengerjaan bisa dilakukan secara cepat.
2. Mengurangi Pengeluaran Biaya
Perusahaan yang menggunakan sistem informasi SDM tidak perlu mengeluarkan biaya untuk menggaji tenaga ahli. Karena hanya dengan memanfaatkan satu aplikasi SDM, perusahaan Anda bisa mengerjakan banyak tugas seperti payroll, absensi, pengelolaan data karyawan, dan tugas-tugas lainnya.
3. Data Akan Tersimpan Secara Aman
Data informasi karyawan merupakan hal yang bersifat privasi. Dengan menggunakan sistem informasi SDM, data karyawan perusahaan akan tersimpan secara aman sehingga Anda tidak perlu khawatir akan terjadi kebocoran atau kehilangan data.
Selain itu, sistem ini akan sangat menghindari terjadinya pembelian dan penjualan data karyawan perusahaan yang mungkin akan disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
4. Meningkatkan Produktivitas Tim HR
Melalui sistem informasi SDM, tugas-tugas yang berkaitan dengan pengelolaan dan manajemen karyawan akan dilakukan secara cepat. Sehingga divisi HR perusahaan bisa menyelesaikan beberapa tugas dalam satu hari.
5. Menjelaskan Tugas dan Tanggung Jawab Secara Spesifik
Perusahaan pastinya memiliki lebih dari satu divisi agar proses kerja bisa dilakukan secara fleksibel. Maka dari itu, sistem ini bermanfaat untuk menjelaskan setiap divisi di perusahaan agar setiap karyawan bisa memahami job description dan menjalankan tugasnya secara baik.
6. Memudahkan Karyawan Mengakses Informasi
Selain pihak perusahaan, Karyawan juga bisa mengakses informasi terkait dengan data dirinya sendiri. Jadi, hal ini akan memungkinkan mereka untuk melakukan absensi, pengajuan cuti, melihat slip gaji yang akan dilakukan secara mandiri. Sehingga akan meringankan tugas divisi HR.
7. Perusahaan Lebih Berfokus Kepada Perkembangan Bisnis
Karena setiap tugas yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia telah dikerjakan secara otomatis melalui satu sistem, perusahaan memiliki banyak waktu dan kesempatan untuk berfokus kepada perkembangan bisnis dan mengerjakan setiap target kerja.
Semua manfaat dari sistem informasi manajemen SDM yang telah disebutkan diatas bisa Anda dapatkan dengan menggunakan aplikasi SDM Talenta by Mekari.
Talenta adalah sebuah software yang dikembangkan oleh Mekari. Talenta dikenal memiliki fitur yang lengkap seperti, payroll, HRIS (Human Resources Information System), managemen waktu, serta Mekari Benefit. Setiap aplikasi tersebut tentunya memiliki fungsi masing-masing yang dapat membantu pekerjaan Human Resources.
Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing.
Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Contoh Penerapan Sistem Informasi Manajemen SDM di Perusahaan
Penerapan dari sistem informasi sumber daya manusia memiliki beberapa contoh pengerjaan sesuai dengan kebutuhan tiap perusahaan.
Apa saja contoh sistem informasi SDM pada perusahaan?
1. Kehadiran dan Absensi Karyawan
Kehadiran maupun absensi merupakan parameter dari kedisiplinan suatu karyawan. Selain itu data absensi akan berkaitan dengan proses perhitungan gaji karyawan.
Maka dari itu, pengelolaan absensi dan kehadiran dilakukan secara otomatis untuk menghindari kesalahan dalam menginput data. Karena jika terjadi kesalahan dalam proses pengelolaan data absen karyawan akan membuat kesalahan pada proses berikutnya.
Bayangkan jika perusahaan Anda masih menggunakan cara manual pada saat absensi dan menginput kehadiran karyawan dalam satu periode. Tentu saja hal tersebut akan sangat tidak fleksibel dan memungkinkan terjadinya human error.
2. Pengajuan Cuti
Karyawan yang ingin mengajukan cuti ataupun izin lainnya bisa dilakukan secara cepat dan mudah hanya dengan mengisi form yang terdapat di dalam aplikasi. Jadi, karyawan yang tiba-tiba memiliki urusan lain diluar pekerjaan bisa mengajukan izin atau cuti tanpa harus data ke kantor.
Selain itu, pihak HRD bisa segera menerima pengajuan cuti karyawan dan menginput data karyawan secara otomatis. Aplikasi absensi yang terdapat dalam aplikasi SDM seperti Talenta ini cukup memerlukan koneksi internet dan pihak perusahaan maupun karyawan bisa mengaksesnya kapan saja dan di mana saja.
3. Pengajuan Lembur
Selain pengajuan cuti dan izin, karyawan yang memiliki tugas yang banyak dalam satu hari bisa mengajukan lembur jika tugas tersebut tidak bisa terselesaikan dengan tepat waktu.
Untuk pengajuan izin tersebut, karyawan bisa melakukannya secara mudah melalui 1 aplikasi. Dari situ, pengajuan lembur karyawan bisa dilakukan secara cepat dan admin bisa segera menerima pengajuan.
Data lembur karyawan dalam satu periode nantinya akan diinput secara otomatis untuk menghitung biaya lembur karyawan.
4. Employee Self Service (ESS)
Seperti yang sudah disebutkan di atas bahwa sistem informasi manajemen SDM memungkinkan karyawan untuk mengakses data dirinya sendiri. Penerapan Employee Self Service atau ESS akan memudahkan karyawan untuk melihat informasi data dirinya, melihat slip gaji, mengetahui sisa cuti, serta mengetahui jadwal kerja selama satu periode.
5. Penilaian Kinerja
Untuk meningkatkan produktivitas karyawan, dalam setiap periode perusahaan akan melakukan penilaian terhadap kinerja karyawan. Proses penilaian kinerja ini dapat dilakukan secara akurat dan terukur dengan menggunakan sistem informasi manajemen sumber daya manusia.
Melalui sistem ini, perusahaan bisa melakukan penilaian terhadap karyawan secara individu ataupun penilaian kepada unit atau divisi.
6. Melakukan Penggajian, Pajak dan Tunjangan
Perhitungan gaji, tunjangan, PPh 21, dan yang lainnya akan memakan waktu yang cukup lama jika melakukannya dengan cara manual. Tetapi jika memanfaatkan sistem informasi HR ini, perusahaan bisa melakukan semua hal itu dengan cepat dan menghasilkan perhitungan yang akurat.
Sehingga pembayaran gaji karyawan bisa dilakukan secara tepat waktu dan juga hasil perhitungan sesuai dengan jumlah kehadiran, cuti, lembur, dan tunjangan lainnya.
7. Mengelola Jam Kerja
Dalam UU Ketenagakerjaan terbaru, pemerintah telah membuat aturan mengenai penetapan jam kerja karyawan. Dengan begitu, penggunaan sistem informasi HR akan mengatur dan mengelola jam kerja yang lebih efektif sesuai dengan aturan pemerintah yang berlaku.